Kaizen, 5S Là Gì Và Những Điều Cần Biết, Quy Trình 5S Được Thực Hiện Thế Nào

Quy trình 5S là một công cụ sản xuất tinh gọn nhằm cải thiện hiệu quả nơi làm việc và giảm bớt nguồn lực lãng phí. Bằng cách cung cấp một khuôn khổ có hệ thống cho tổ chức và sự sạch sẽ, 5S giúp các doanh nghiệp phòng tránh tình trạng suy giảm năng suất do công việc bị trì hoãn hoặc những khoảng thời gian ngừng hoạt động ngoài dự tính.

Đang xem: 5s là gì

Quy trình 5S là gì?

5S là một hệ thống tổ chức không gian để công việc có thể được thực hiện cách hiệu quả và an toàn. Trọng tâm của hệ thống 5S là đảm bảo mọi dụng cụ đều được đặt vào đúng chỗ, giữ cho nơi làm việc sạch sẽ – qua đó giúp mọi người làm việc dễ dàng, nhanh chóng và an toàn hơn.

Thuật ngữ 5S xuất phát từ năm từ tiếng Nhật:

Seiri (整理): Sàng lọc.Seiton (整頓): Sắp xếp.Seiso (清掃): Sạch sẽ.Seiketsu (清潔): Săn sócShitsuke (躾); Sẵn sàng.

Trong tiếng Anh, 5S thường được dịch thành:

Sort.Straighten/ Set in Order.Shine.Standardize.Sustain.

Mỗi chữ S đại diện cho một phần của quy trình năm bước – nhằm mục tiêu cải thiện chức năng tổng thể của doanh nghiệp.

READ:  Earnings Per Share Là Gì ? Phân Loại & Cách Tính Eps Chuẩn Nhất

*
*
*
*
*
*

Xây dựng bản đồ 5S

3. Sạch sẽ

Dọn dẹp là một trong những khâu dễ bị bỏ qua, đặc biệt ở các thời điểm công việc bận rộn. Bước này của mô hình 5S tập trung vào việc dọn dẹp khu vực làm việc – lau dọn, quét bụi, làm sạch bề mặt, cất bớt vật dụng, v.v…

Ngoài vệ sinh cơ bản, Sạch sẽ (Seiso) còn liên quan đến việc thực hiện bảo trì thường xuyên đối với thiết bị và máy móc. Lập kế hoạch bảo trì trước thời hạn sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện các vấn đề rủi ro và ngăn ngừa sự cố. Đây sẽ là cơ sở giúp giảm lãng phí thời gian, ngăn ngừa suy giảm lợi nhuận do công việc bị gián đoạn.

Sạch sẽ (Seiso) là bước tối quan trọng trong quy trình 5S, và không chỉ thuộc về trách nhiệm của nhân viên vệ sinh. Mọi cá nhân đều phải dọn dẹp không gian làm việc của mình mỗi ngày. Bằng cách này, nhân viên của bạn sẽ có cơ hội phát huy tinh thần tự chủ, chịu trách nhiệm trong công việc và gắn bó với công ty hơn.

Mẹo hữu ích: Hãy đảm bảo mọi nhân viên biết dọn dẹp không gian làm việc đúng cách. Cấp quản lý cần hướng dẫn nhân viên – đặc biệt là người mới – nên sử dụng chất tẩy rửa nào, nơi cất giữ vật liệu làm sạch, cách vệ sinh thiết bị, đặc biệt nếu đó là thiết bị dễ hư hỏng.

READ:  Nguyên Tắc Là Gì? Khái Niệm Nguyên Tắc Là Gì Khái Niệm Nguyên Tắc

Xem thêm: Amee Là Ai – Amee (Singer)

4. Săn sóc

Một vấn đề thường gặp khi áp dụng quy trình 5S trong doanh nghiệp – đó là mọi người rất hào hứng làm theo lúc ban đầu, nhưng rồi sau đó lại “đâu vào đấy”. Săn sóc (Seiketsu) là bước tiếp theo cần thực hiện để đảm bảo hiệu quả của mô hình này. Doanh nghiệp cần hệ thống hóa các hoạt động này thành thói quen chung – bằng cách thường xuyên giao nhiệm vụ, lên thời gian biểu và đăng thông tin hướng dẫn.

Tùy thuộc vào không gian làm việc, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng checklist 5S hàng ngày. Một lịch trình được niêm yết sẽ cho mọi nhân viên biết tần suất phải thực hiện các công việc dọn dẹp nhất định, cũng như ai chịu trách nhiệm cụ thể gì.

Ban đầu, nhân viên sẽ cần nhắc nhở thường xuyên về quy trình 5S. Nhưng với thời gian, mọi thứ sẽ trở thành thông lệ, và mô hình 5S sẽ trở thành quy chuẩn chung của doanh nghiệp.

Mẹo hữu ích: Doanh nghiệp có thể tận dụng các dấu hiệu trực quan như: bảng hiệu, nhãn, áp phích, băng đánh dấu sàn… để hướng dẫn nhân viên thực hiện theo quy trình 5S mà không cần phải nhắc nhở.

5. Sẵn sàng

Sau khi áp dụng quy trình tiêu chuẩn 5S thành công, doanh nghiệp phải liên tục duy trì các quy trình đó và tiến hành cập nhật khi cần thiết. Từ cấp quản lý cho đến nhân viên sản xuất, kho bãi, văn phòng… đều phải tham gia công tác này. Sẵn sàng (Shitsuke) là biến 5S trở thành một chương trình dài hạn, thành một phần của văn hóa doanh nghiệp. Cùng với thời gian, doanh nghiệp sẽ bắt đầu nhận thấy những kết quả tích cực do quy trình này mang lại.

READ:  Diy Nghĩa Là Gì ? Tại Sao Diy Lại Ngày Càng Phổ Biến? Ý Nghĩa, Văn Hóa Và Cách Phân Biệt

Mẹo hữu ích #1: Để duy trì thực hành 5S, hãy đảm bảo tất cả nhân viên mới (cũng như nhân viên chuyển phòng) được đào tạo về các quy trình 5S trong khu vực của họ.

Xem thêm: Hình Nền Biển Đẹp Cho Điện Thoại Smartphone, 24 Hình Nền Biển Đẹp Cho Điện Thoại Iphone

Mẹo hữu ích #2: Hãy làm cho mọi thứ trở nên thú vị. Nghiên cứu cách các công ty khác đang ứng dụng hệ thống 5S để có ý tưởng cải thiện quy trình làm việc và giữ chân nhân viên tốt hơn.

Xem thêm bài viết thuộc chuyên mục: kiến thức chung