Cách đặt tên cho ô hoặc vùng dữ liệu Excel | C-n.vn

Các công thức trong Excel thường sử dụng dữ liệu và giá trị từ những ô khác bằng cách sử dụng tham chiếu đến các ô đó. Nếu bạn có nhiều công thức, các tham chiếu ô có thể gây nhầm lẫn, làm cho công thức của bạn khó hiểu.

Tính năng Defined Names trong Excel làm cho công thức, cũng như những dữ liệu khác bớt rối và dễ hiểu hơn. Thay vì tham chiếu một ô chứa giá trị hoặc công thức, hay phạm vi ô theo tiêu đề hàng và cột (A1, B2, v.v…), bạn có thể sử dụng một tên được xác định để gán cho ô hoặc phạm vi ô đó.

• Hướng dẫn toàn tập Excel 2016 (Phần 7): Định dạng dữ liệu bảng tính
• Cách tạo thông báo nhập dữ liệu trùng trên Excel
• Hướng dẫn tìm kiếm và thay thế trong bảng Excel

Hôm nay, Quantrimang.com sẽ giới thiệu cách làm việc với các phạm vi ô được đặt tên (named range), bao gồm tạo tên, quy tắc và phạm vi cho tên, cũng như cách chỉnh sửa, xóa, xem và sử dụng những tên này.

Phân biệt Defined Names và Table Names trong Excel

Đừng nhầm lẫn Defined Names với Table Names. Excel Table là tập hợp dữ liệu được lưu trữ trong các bản ghi (row/hàng) và các trường (column/cột). Excel gán tên mặc định (Table1, Table2, v.v…) cho mỗi bảng bạn tạo nhưng bạn có thể thay đổi nó nếu muốn.

Nếu có một danh sách dài các tên, bạn có thể lọc chúng để tìm tên muốn chỉnh sửa.

Bấm Filter ở góc trên bên phải của hộp thoại Name Manager. Sau đó, chọn loại tên bạn muốn hiển thị. Bạn có thể chọn nhiều bộ lọc bằng cách nhấp vào Filter một lần nữa và chọn tùy chọn khác.

Để xóa tất cả các bộ lọc và hiển thị lại tất cả các tên, nhấp vào Filter và chọn Clear Filter.

Để thay đổi tên hoặc nhận xét, chọn tên bạn muốn thay đổi và nhấp vào Edit.

Thay đổi Name, Comment hoặc cả hai, và bấm OK.

Bạn không thể thay đổi Scope (Phạm vi) của một tên hiện có. Hãy xóa tên và xác định lại một lần nữa phạm vi chính xác.

Bạn có thể thay đổi các ô trong Refers to trên hộp Edit Name. Nhưng bạn cũng có thể làm điều này trực tiếp trên hộp thoại Name Manager (tìm hiểu trong phần tiếp theo). Phương thức thay đổi tham chiếu ô Name Manager giống nhau trên cả hai hộp thoại.

Để thay đổi ô hoặc phạm vi ô mà tên này đề cập đến trong hộp thoại Name Manager, trước tiên hãy chọn tên bạn muốn thay đổi tham chiếu ô. Sau đó, nhấp vào nút mũi tên lên ở bên phải của hộp Refers to.

Hộp thoại Name Manager thu nhỏ xuống chỉ còn hộp Refers to. Để thay đổi tham chiếu ô, hãy làm như sau:

1. Chọn ô hoặc phạm vi ô trên bảng tính.

2. Nhấp vào nút ở bên phải của hộp Refers to.

Bạn sẽ thấy tham chiếu ô mới trong hộp Refers to và hộp thoại Name Manager được khôi phục đầy đủ.

Để chấp nhận tham chiếu ô mới, nhấp vào nút tích màu xanh lục. Hoặc để hoàn nguyên thay đổi trở lại tham chiếu ô ban đầu, nhấp vào nút X màu đen.

Bấm Close để đóng hộp thoại Name Manager.

Xem tất cả Defined Name trong workbook Excel

Hộp thoại Name Manager liệt kê tất cả các tên cấp độ bảng tính và cấp độ workbook mà bạn đã xác định trong workbook, cho dù bảng tính nào đang hoạt động. Nhưng trong khi hộp thoại mở, bạn không thể làm việc trên bảng tính của mình.

Sẽ có ích nếu có một danh sách các tên trực tiếp trên bảng tính hiện tại. Bằng cách đó, bạn có thể tự do di chuyển xung quanh và quyết định tên nào cần chỉnh sửa hoặc tên nào muốn xóa trong khi tham khảo danh sách của mình.

Bạn có thể tạo danh sách trực tiếp trên một vùng trống của bảng tính. Danh sách này bao gồm tên cấp độ bảng tính và workbook có phạm vi trong bảng tính hiện đang hoạt động.

Để bắt đầu tạo danh sách tên, hãy làm như sau:

1. Xác định vị trí một vùng trống của bảng tính hiện tại nơi có sẵn hai cột và chọn ô sẽ là góc trên bên trái của danh sách.

2. Trong phần Defined Names của tab Formula, bấm Use in Formula và chọn Paste Names hoặc nhấn F3.

Trên hộp thoại Paste Names, bấm Paste List.

Tên, tham chiếu ô, giá trị và công thức tương ứng của chúng được dán vào các ô trên trang tính.

Bây giờ, bạn có thể xem lại danh sách của mình và quyết định phải làm gì với các tên trong đó. Bạn có thể xóa danh sách này trên bảng tính một khi không cần nó nữa.

Xóa Name Range trong Excel

Nếu có một số tên không sử dụng nữa, thì tốt nhất là xóa chúng đi. Nếu không, danh sách tên sẽ bị lộn xộn và khó quản lý.

Để mở Name Manager, bấm vào Name Manager trong phần Defined Names của tab Formulas.

Trên hộp thoại Name Manager, chọn tên bạn muốn xóa và nhấp vào Delete. Nhấn OK trên hộp thoại xác nhận.

Sử dụng tên để điều hướng nhanh trong Excel

Nếu tên đề cập đến một phạm vi ô, bạn có thể sử dụng tên đó để nhanh chóng điều hướng đến và chọn phạm vi ô.

Để chuyển đến một phạm vi được đặt tên, nhấp vào mũi tên xuống trên hộp Name ở bên trái của thanh Formula và chọn tên bạn muốn.

Tên cấp độ bảng tính chỉ hiển thị trong danh sách drop-down của hộp Name, nếu bảng tính được tạo trong đó là bảng tính hiện đang hoạt động.

Ngoài ra, bạn có thể nhập tên cho một phạm vi ô muốn chuyển đến trong hộp Name và nhấn Enter. Nhưng hãy chắc chắn rằng bạn đã xác định tên. Nếu không, bạn sẽ áp dụng tên đó cho ô hoặc phạm vi ô hiện được chọn.

Sử dụng tên trong công thức Excel

Sử dụng Defined Name trong công thức làm cho nó dễ hiểu hơn.

Có một số cách bạn có thể nhập tên vào công thức. Nếu biết chính xác tên muốn sử dụng, bạn có thể nhập tên trực tiếp vào công thức.

Bạn cũng có thể sử dụng Formula AutoComplete. Khi nhập công thức, Excel sẽ tự động liệt kê các tên hợp lệ và bạn có thể chọn một tên để nhập nó vào công thức. Ví dụ, tên Total được đề xuất trong bảng tính sau vì phạm vi ô được chọn có tên đó.

Bạn cũng có thể bắt đầu nhập công thức của mình và sau đó nhấp vào Use in Formula trong phần Defined Names của tab Formula. Sau đó, chọn tên bạn muốn sử dụng trong công thức từ danh sách drop-down.

Phương pháp cuối cùng để sử dụng tên trong công thức là bắt đầu nhập công thức của bạn và nhấn F3. Sau đó, chọn tên bạn muốn sử dụng trên hộp thoại Paste Name và bấm OK, hoặc nhấn Enter.

Defined Names trong Excel có thể giúp giữ cho worksheet của bạn ngăn nắp và dễ hiểu. Hãy sử dụng tên này cho không chỉ phạm vi ô mà còn cho các giá trị và công thức bạn sử dụng thường xuyên.

Để tìm hiểu thêm, hãy xem hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu với Microsoft Excel.

Xem thêm:

• Tạo biểu đồ Excel tự động cập nhật dữ liệu với ba bước đơn giản này
• 10 cách khôi phục tập tin Excel bị lỗi
• MS Excel – Bài 4: Thao tác với dòng, cột, sheet

Chúc các bạn thực hiện thành công!